Otwierasz aplikację KSeF i widzisz fakturę za towar lub usługę, których nie zamawiałeś. Dokument zawiera NIP Twojej firmy, ale nie kojarzysz sprzedawcy ani zakupu. Czy to pomyłka, czy próba oszustwa? I co przekazać księgowej, żeby uniknąć błędów w rozliczeniu? W tym artykule blogowym wyjaśniamy, jak sprawdzić taką fakturę i jakie kroki podjąć, zanim trafi do księgowania.

Faktura w KSeF za zakup, którego nie robiłeś — przeczytaj artykuł i sprawdź, jak ją zweryfikować oraz co przekazać księgowej.

Nabywco, ustal, czy to Twoja faktura zakupowa

Zacznij od porównania nazwy i NIP-u sprzedawcy z danymi kontrahentów, u których robisz zakupy. Nie kieruj się jednak samą nazwą — sklep może działać pod inną marką niż firma, która wystawia fakturę. Następnie sprawdź opis towaru lub usługi, kwotę oraz datę sprzedaży. Porównaj je z zamówieniami, umowami, potwierdzeniami dostawy i historią płatności. Jeśli niczego nie znajdujesz, przejrzyj także pocztę oraz firmowe konta w sklepach internetowych. Sam brak przelewu nie przesądza o pomyłce, ponieważ termin płatności może jeszcze nie upłynąć.

Jeżeli zakupy w Twojej firmie robią również pracownicy lub wspólnicy, zapytaj, czy ktoś zamówił wskazany produkt albo korzystał z danej usługi. Sprawdź też abonamenty i subskrypcje, które odnawiają się automatycznie — faktura może dotyczyć umowy zawartej kilka miesięcy wcześniej. Gdy odnajdziesz zakup, ustal jeszcze jego przeznaczenie. NIP na fakturze nie oznacza, że wydatek dotyczy działalności. Mogłeś przez pomyłkę podać dane firmy przy prywatnym zamówieniu. Na koniec zapisz wynik sprawdzenia i zachowaj dokumenty, które potwierdzają Twoje ustalenia. Dzięki temu przekażesz księgowej konkretną informację o transakcji.

Pomyłka czy podejrzana faktura – na co zwrócić uwagę?

Jeśli nie znajdujesz potwierdzenia zakupu, nie zakładaj od razu oszustwa. Sprzedawca mógł pomylić NIP lub wybrać niewłaściwego klienta w swoim programie. Dlatego zwróć uwagę na to, czy dokument opisuje konkretną, możliwą do wyjaśnienia transakcję. Szczegółowa nazwa produktu, numer zamówienia czy okres wykonania usługi dają punkt zaczepienia do dalszych ustaleń. Nie potwierdzają jednak, że zakup dotyczy Twojej firmy. Z kolei ogólny opis, np. „usługi doradcze”, utrudnia weryfikację, ale sam w sobie również nie dowodzi nadużycia.

Większą czujność zachowaj, gdy kilka niepokojących sygnałów pojawia się jednocześnie. Nie znasz wystawcy, nie zamawiałeś żadnej usługi, a mimo to ktoś naciska na szybką zapłatę lub grozi konsekwencjami. Dodatkowo możesz otrzymać wiadomość z linkiem do płatności albo prośbą o podanie danych logowania. Nie korzystaj z takich odnośników i nie udostępniaj haseł. Jeśli wiadomość powołuje się na fakturę z KSeF, sprawdź dokument bezpośrednio w systemie i porównaj jego dane z żądaniem zapłaty. Zanotuj, czego nie zamawiałeś, oraz zachowaj korespondencję. Brak transakcji stanowi istotną przesłankę podejrzenia nadużycia, choć przyczynę pojawienia się faktury trzeba jeszcze wyjaśnić.

Skontaktuj się ze sprzedawcą i poproś o wykazanie podstawy wystawiania faktur

Napisz do wystawcy, podaj numer faktury, jej numer KSeF oraz datę i kwotę. Wyjaśnij, że nie rozpoznajesz zakupu, i poproś o wskazanie podstawy wystawienia dokumentu. Poproś o numer zamówienia, potwierdzenie zawarcia umowy lub informacje o dostawie czy wykonaniu usługi. Dzięki temu łatwiej ustalisz, czy sprzedawca pomylił odbiorcę, czy powołuje się na transakcję, która w ogóle nie miała miejsca. Jeśli masz wątpliwości co do autentyczności otrzymanej wiadomości, znajdź dane kontaktowe firmy niezależnie — nie odpowiadaj wyłącznie na adres podany w wezwaniu do zapłaty.

Jeżeli sprzedawca potwierdzi, że wpisał Twój NIP zamiast danych właściwego klienta, poproś o fakturę korygującą do zera. W takim przypadku wystawca powinien również wystawić nową fakturę dla rzeczywistego nabywcy. Nie wystarczy więc zapewnienie, że możesz zignorować dokument. Poproś o wskazanie terminu korekty, a następnie sprawdź, czy pojawiła się w KSeF. Jeżeli ustalasz szczegóły telefonicznie, podsumuj rozmowę e-mailem i poproś o potwierdzenie. Natomiast gdy wystawca podtrzymuje żądanie zapłaty, poproś o dokumenty potwierdzające jego podstawę.

Podejrzewasz oszustwo? Sprawdź, jak zgłosić fakturę w KSeF

Jeżeli Twoje ustalenia wskazują na możliwe nadużycie, możesz zgłosić fakturę administracji skarbowej bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Zaloguj się w kontekście swojej firmy, następnie przejdź do zakładki „Faktury” i „Lista faktur”. Otwórz szczegóły odpowiedniego dokumentu i wybierz „Zgłoszenie nadużycia”. W kolejnym kroku wskaż powód zgłoszenia, uzupełnij uzasadnienie oraz potwierdź oświadczenie. Na koniec zatwierdź zgłoszenie przyciskiem „Zgłoś”. Korzystaj z tej funkcji w aplikacji — Ministerstwo Finansów wskazuje, żeby podejrzanych faktur nie zgłaszać już przez Formularz zgłoszeniowy KSeF.

W uzasadnieniu opisz konkretne okoliczności, które wzbudziły Twoje podejrzenia. Wyjaśnij, że nie zawierałeś umowy z wystawcą, nie składałeś zamówienia ani nie otrzymałeś wskazanego towaru lub usługi — jeśli właśnie to ustaliłeś. Dodaj również informacje o próbach wyjaśnienia sprawy, np. datę kontaktu i odpowiedź sprzedawcy. Dzięki temu przekażesz administracji fakty, które pomogą ocenić zgłoszenie. Jeśli podejrzewasz nadużycie, nie musisz najpierw udowodnić oszustwa, jednak wyraźnie oddziel własne ustalenia od przypuszczeń. Nie traktuj też tej funkcji jako sposobu na zgłaszanie każdej pomyłki. Gdy wystawca potwierdza błędny NIP i koryguje dokument, sam błąd nie przesądza o próbie oszustwa.

Przekaż księgowej dokument wraz z wyjaśnieniami

Nie czekaj z informacją do końca miesiąca ani do momentu, gdy sprzedawca wystawi korektę. Przekaż księgowej fakturę lub jej numer KSeF i wyraźnie zaznacz, że kwestionujesz zakup. Jeśli księgowa samodzielnie pobiera dokumenty z systemu, również ją powiadom — dostęp do faktury nie daje jej wiedzy o tym, co faktycznie zamawiasz. Dołącz krótkie podsumowanie: dlaczego dokument nie dotyczy Twojej firmy, co udało Ci się ustalić z wystawcą i czy czekasz na korektę. Ponadto wskaż, czy sprzedawca żąda zapłaty oraz czy zgłosiłeś podejrzenie nadużycia w KSeF. Dzięki temu księgowa będzie mogła odróżnić sporny dokument od zwykłej faktury zakupowej.

Ustal też z biurem rachunkowym, jak oznaczać takie faktury w codziennej współpracy. Możesz korzystać z komentarza w programie, osobnego statusu dokumentu lub wiadomości zawierającej numer KSeF — ważne, żeby informacja trafiła do osoby odpowiedzialnej za rozliczenie. Następnie przekazuj aktualizacje, zwłaszcza odpowiedź sprzedawcy i numer faktury korygującej. Jeśli biuro zdążyło już uwzględnić dokument w rozliczeniach, poinformuj o tym niezwłocznie i poproś o sprawdzenie, jakie zmiany trzeba wprowadzić. W Kontakt – Biuro Rachunkowe zachęcamy, żeby przy wątpliwej fakturze od razu opisać problem. Nie musisz znać jego rozwiązania — potrzebujemy przede wszystkim informacji o rzeczywistym przebiegu transakcji.

Dlaczego faktura w KSeF nie wystarczy do rozliczenia kosztu ani odliczenia VAT?

Numer KSeF potwierdza, że faktura trafiła do systemu, ale nie dowodzi, że rzeczywiście kupiłeś wskazany towar lub usługę. Dlatego nie możesz rozliczać dokumentów wyłącznie na podstawie ich obecności na liście faktur. Aby zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów, musisz faktycznie go ponieść, wykazać jego związek z osiąganiem przychodów albo zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła oraz uwzględnić ustawowe wyłączenia. Przykładowo faktura za naprawę firmowego sprzętu może dokumentować koszt działalności, jednak dokument za naprawę, której nikt nie wykonał, nie daje takiej podstawy. Sam opis usługi i NIP Twojej firmy nie zastępują rzeczywistej transakcji.

Podobnie wygląda kwestia VAT. Co do zasady jako czynny podatnik VAT możesz odliczyć podatek w zakresie, w jakim zakup służy czynnościom opodatkowanym, przy spełnieniu pozostałych warunków ustawowych. Natomiast faktura za zakup, którego nie dokonałeś, nie daje prawa do odliczenia. Co więcej, nawet rzeczywisty wydatek firmowy nie zawsze pozwala odliczyć VAT — przepisy przewidują ograniczenia m.in. przy usługach noclegowych i gastronomicznych. Z tego powodu koszt podatkowy i odliczenie VAT wymagają osobnej oceny. Jeśli rozliczasz działalność ryczałtem, zakupy nie obniżają podstawy tego podatku, ale nadal mogą mieć znaczenie dla rozliczenia VAT. W Kontakt – Biuro Rachunkowe sprawdzamy więc zarówno dokument, jak i okoliczności zakupu, zanim uwzględnimy go w Twoich rozliczeniach.

Nie wiesz, jak postąpić z fakturą za zakup, którego nie robiłeś? Napisz do nas — w Kontakt – Biuro Rachunkowe pomożemy Ci wyjaśnić sprawę i zadbać o prawidłowe rozliczenia.